Antes de que comiencen las primeras entregas de una promoción residencial, conviene preparar la transición desde la fase promotora hacia una comunidad capaz de funcionar de forma ordenada desde sus primeros acuerdos.
La puesta en marcha no consiste únicamente en convocar una primera Junta. Si se trabaja con antelación, muchas decisiones pueden llegar a esa reunión ya estudiadas y documentadas.
1. Entender la estructura jurídica antes de calcular cuotas
El punto de partida es revisar cómo está configurado el inmueble: título constitutivo o división horizontal, estatutos, cuotas, anejos, fases, posibles subcomunidades y reglas especiales de gasto.
Sin esa revisión es fácil construir un presupuesto técnicamente correcto pero repartirlo de forma incompatible con la estructura jurídica del edificio.
2. Controlar la documentación que debe acompañar a la transición
La comunidad necesitará documentación jurídica, administrativa y técnica relacionada con los elementos comunes. En Andalucía, la Ley 5/2025, de Vivienda de Andalucía, establece que el promotor debe entregar el Libro del Edificio a la comunidad de propietarios cuando el edificio esté sometido a régimen de propiedad horizontal.
El trabajo útil no es marcar simplemente “recibido”. Conviene distinguir entre solicitado, recibido, revisado, pendiente e incidencia, porque recibir un documento no garantiza que esté completo ni que resuelva lo que la comunidad necesita.
3. Preparar el presupuesto de arranque
Antes de la primera Junta pueden estimarse los costes previsibles de electricidad, agua, ascensores, limpieza, seguros, piscina, jardines y demás servicios comunes.
Ese trabajo permite preparar un borrador de presupuesto, identificar grupos de gasto y simular cuotas. Hasta que la comunidad adopte los acuerdos correspondientes, se trata de documentación preparatoria, no de un presupuesto comunitario definitivo.
En las nuevas comunidades, el fondo de reserva debe constituirse al aprobar el primer presupuesto ordinario con una dotación inicial no inferior al 2,5 % de ese presupuesto. Al aprobar el presupuesto ordinario del ejercicio anual inmediatamente posterior, la dotación deberá alcanzar el mínimo legal general, actualmente fijado en el 10 % del último presupuesto ordinario.
4. Revisar suministros y contratos existentes
Durante la obra pueden haberse contratado suministros o mantenimientos a nombre de la promotora. La futura comunidad necesita saber qué existe, quién figura como titular, qué condiciones tiene cada servicio y qué actuaciones serán necesarias para su continuidad.
Un contrato facilitado por la promotora no debe darse automáticamente por asumido por la comunidad sin revisar su situación y los acuerdos necesarios.
5. Diferenciar compradores y propietarios
Para preparar la primera Junta resulta esencial saber quién es propietario en la fecha de corte correspondiente. Una relación comercial de compradores no equivale necesariamente al censo de propietarios si todavía existen viviendas pendientes de escritura.
La promotora seguirá siendo titular de las unidades no transmitidas y esa realidad debe reflejarse al preparar asistencia, representación y cuotas.
6. Preparar una primera Junta que sirva para poner en funcionamiento la comunidad
Además de elegir los cargos, la reunión inicial suele necesitar tratar presupuesto, cuotas, fondo de reserva, cuenta bancaria, suministros, contratos, seguros, documentación y autorizaciones para las gestiones posteriores.
Cuanto más trabajo se haya realizado antes, menos probable es que la primera reunión termine aplazando decisiones básicas por falta de datos.
7. Después de la Junta comienza la formalización operativa
Una vez adoptados los acuerdos iniciales y nombrados los cargos se encadenan, según la situación de la promoción, trámites como la diligencia del libro de actas, NIF, cuenta bancaria, certificado electrónico, cambios de titularidad de suministros, configuración administrativa y remesas. El libro de actas debe diligenciarse antes de su utilización, conforme al Reglamento Hipotecario.
Si el despacho que realizó la pre-administración es posteriormente nombrado por la Junta, puede existir continuidad operativa; pero el nombramiento corresponde a la propia comunidad y no debe darse por garantizado durante la fase promotora.
Preparar la transición reduce improvisaciones
El objetivo de una pre-administración no es añadir burocracia a la promoción, sino llegar a las entregas con una visión clara de qué existe, qué falta, qué debe decidir la Junta y qué gestión vendrá después.
En promociones con varios bloques, garajes, piscina, jardines, fases o reglas de gasto diferenciadas, iniciar este trabajo unos meses antes de las entregas permite detectar problemas cuando todavía existe margen para ordenarlos.
Base normativa principal revisada para este artículo: Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, especialmente su disposición adicional primera sobre el fondo de reserva; Ley 38/1999, de Ordenación de la Edificación, especialmente su artículo 7; artículo 415 del Reglamento Hipotecario; y Ley 5/2025, de Vivienda de Andalucía, especialmente su artículo 31 sobre el Libro del Edificio. El contenido deberá revisarse de nuevo si se producen cambios normativos relevantes.
¿Estás preparando la entrega de una promoción?
Podemos encargarnos de la pre-administración y puesta en marcha de la futura comunidad antes de las primeras entregas.