Cambiar de administrador no debería significar empezar de cero. La comunidad necesita que la información económica, documental y operativa pase al nuevo responsable de forma ordenada.
La Ley de Propiedad Horizontal atribuye al administrador la custodia, a disposición de los titulares, de la documentación de la comunidad. A partir de ahí, el contenido concreto del traspaso dependerá de los servicios, instalaciones y asuntos existentes en cada inmueble.
Cuando el cambio afecta también a la gestión de datos personales, conviene recordar que la comunidad es la responsable del tratamiento y el administrador contratado actúa, con carácter general, como encargado. El traspaso debe realizarse siguiendo las instrucciones de la comunidad y limitándose a la información necesaria para continuar la administración.
1. Libro de actas y documentación de las reuniones
El nuevo administrador necesita conocer los acuerdos vigentes y los asuntos aprobados que todavía no se han ejecutado. Conviene revisar:
- libro de actas;
- últimas convocatorias y actas;
- acuerdos pendientes de ejecución;
- presupuestos o informes vinculados a esos acuerdos;
- representaciones relevantes conservadas conforme a la normativa.
2. Situación económica actual
El traspaso debería permitir reconstruir la posición económica de la comunidad en una fecha determinada. Por ejemplo:
- saldo bancario;
- último cierre o liquidación disponible;
- presupuesto vigente;
- recibos emitidos;
- propietarios con deuda;
- facturas pendientes de contabilizar o pagar;
- derramas en curso.
Es importante diferenciar entre el saldo que aparece en un programa y el saldo real de la cuenta bancaria, y dejar explicadas las partidas pendientes de conciliación si las hubiera.
3. Bancos, remesas y medios de cobro
No basta con comunicar un IBAN. Hay que identificar qué cuentas utiliza la comunidad, qué remesas están previstas, qué recibos están domiciliados y si existen gestiones pendientes con la entidad bancaria.
Las credenciales personales no deben compartirse de forma indiscriminada. Cuando un acceso o certificado dependa de una representación concreta, deberá gestionarse su sustitución o nueva autorización por el procedimiento adecuado.
4. Propietarios y datos de contacto
El nuevo despacho necesitará la información necesaria para administrar la comunidad y comunicarse con los titulares. El traspaso debe hacerse respetando la normativa de protección de datos, siguiendo las instrucciones de la comunidad y evitando trasladar información que no resulte necesaria para la finalidad de administración.
También conviene dejar identificados cambios de titularidad conocidos, domicilios de notificación y situaciones especiales que afecten a la gestión.
5. Contratos, proveedores y mantenimientos
Una parte especialmente sensible son los servicios recurrentes:
- ascensores;
- limpieza;
- electricidad y agua comunes;
- piscina y jardines;
- puertas y accesos;
- seguros;
- otros mantenimientos periódicos.
El traspaso debería identificar proveedor, contrato vigente, coste, vencimiento y cualquier incidencia o presupuesto pendiente.
6. Siniestros e incidencias abiertas
Una fuga, una reparación de fachada o un siniestro de seguro pueden atravesar varios meses y coincidir con el cambio de administrador. Si el nuevo despacho recibe únicamente las facturas pero no la historia del asunto, aumenta el riesgo de duplicar gestiones o perder un seguimiento.
Por eso conviene entregar una relación de asuntos abiertos con estado actual, responsable externo, última actuación y próximo paso previsto.
7. Impuestos, certificados y expedientes administrativos
Cuando existan obligaciones fiscales, subvenciones, expedientes municipales, certificados digitales u otros trámites, hay que identificar claramente qué está presentado, qué está pendiente y qué fechas requieren atención.
El mejor traspaso es el que deja pocas preguntas sin respuesta
Una transición ordenada beneficia a la comunidad y también al administrador saliente: permite delimitar el estado en que se entrega la gestión y reduce confusiones posteriores.
Antes de cerrar el cambio es útil preparar un inventario o acta de entrega, especialmente cuando existen muchas instalaciones, expedientes abiertos o documentación histórica.
Base normativa principal revisada para este artículo: Ley 49/1960, de Propiedad Horizontal, especialmente artículos 19 y 20, y criterios de la Agencia Española de Protección de Datos sobre comunidades de propietarios y administradores de fincas. Texto consolidado de la LPH consultado en el BOE con última actualización publicada el 21/03/2026.
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